2022年9月1日から改正会社法の施行が予定されており、上場準備の実務において影響が生じることも想定されます。
内容的には「株主総会資料の電子提供制度」の創設が大きなものとなっております。
「株主総会資料の電子提供制度」は、上場会社における株主総会実務作業に係る負担軽減につながるものと考えられておりますが、非上場会社においても導入可能な制度となっております。
本稿では同制度の概略等をまとめております。
「株主総会資料の電子提供制度」の概要
「株主総会資料の電子提供制度」とは、株主総会資料(株主総会参考書類、事業報告等)の内容等を自社のホームページ等のウェブサイトに掲載し、株主に対し、当該ウェブサイトのアドレス等を書面により通知することにより、株主総会資料を提供することができる制度です。
同制度において、株主総会資料のウェブサイトへの掲載を開始する日については、株主総会の日の3週間前の日又は招集の通知を発した日のいずれか早い日とすることとしております。
同制度の創設により、株式会社は、印刷や郵送のために要する時間や費用を削減することが可能となり、また、印刷や郵送が不要となることに伴い、株主に対して従来よりも早期に充実した内容の株主総会資料を提供することが可能になることなどが期待されます。
一方で、インターネットを利用することが困難である株主の利益に配慮し、株主は、株式会社に対し、株主総会資料に記載すべき事項を記載した書面の交付を請求することが出来ることとなっております。
上場会社には、同制度の利用が強制されるものですが、非上場会社においても導入が可能です。
制度導入の留意点等
株式会社が同制度を利用するためには、定款において、電子提供措置をとる旨を定める必要があります。
上場会社においては、同制度の創設に関する改正規定の施行日(2022年9月1日)をもって、その定款に電子提供措置をとる旨の定めがあるものとみなされますが、実務上は、株主総会で電子提供措置をとる旨の定款変更に関して決議をしておくことが推奨されております。
定款変更の決議をしたものとみなされた株式会社の取締役が、施行日(2022年9月1日)から6ヶ月以内の日に開催される株主総会の招集手続を行う場合には、従前の例によるとされているため、2023年3月開催の株主総会から同制度による招集手続を実施することになります。
未上場企業には、上記のようなみなし規定がありませんので、株主総会で電子提供措置をとる旨の定款変更に関して決議することが必要です。